logo
fi en

4 syytä miksi Excel sopii huonosti aikataulutukseen

Kirjoittaja: Henry Salo
Julkaistu: 30.4.2018

Excel ja muut taulukkolaskentaohjelmat ovat perinteisesti käytetty työkalu rakennustyömailla ja projekteissa. Taulukkolaskentaohjelma on loistava apulainen esimerkiksi taloudenhallintaan, työskenneltäessä yksin ja analysoitaessa isoja tietomääriä. Työmaan aikataulutukseen se sopii kuitenkin kehnosti. Perinteisessä taulukko-ohjelmassa ryhmätyöskentely on hankalaa, ajantasainen tieto puuttuu, tehtävien seuranta on mahdotonta ja rakennusmaan tieto siiloutuu. Tässä artikkelissa esitetään neljä syytä, miksi taulukkolaskentaohjelmista olisi syytä luopua työmaan aikataulutuksessa. Kerromme myös, kuinka säästät helposti aikaasi ja hallitset työmaatasi entistä paremmin!

Sitedrive monitoring dashboard

1. Taulukko-ohjelma sopii huonosti ryhmätyöskentelyyn

Taulukko-ohjelmaa ei ole suunniteltu rakennusprojektien hallintaan tai ryhmätyöskentelyyn. Rakennustyömaan aikataulutus ja suunnitellut tehtävät voi olla helppo näpytellä taulukkoon, mutta projektin aikataulun seuraaminen ja tietojen jatkuva päivittäminen käsin muodostuu raskaaksi. Tarvitset valtavan määrän työkirjojen välisiä linkityksiä. Pahimmassa tapauksessa äkilliset muutokset työmaasi aikatauluihin eivät kulje työnjohdolle asti.

2. Taulukko-ohjelmassa sinulla ei ole käytössäsi ajantasaista tietoa

Rakennushankkeissa onnistumisen pullonkauloja ovat tiedon kerääminen samaan paikkaan eri asiakirjoista ja tietojen päivittäminen ohjelmistojen välillä. Virheiden mahdollisuus moninkertaistuu, kun tietoja syötetään käsin eri työkirjoihin. Taulukko-ohjelmassa voit yhdistää eri työkirjojen tietoja yhteenvetotyökirjaan, mutta työmaallasi tämä vaatii jatkuvaa käsityötä ja tietojen päivittämistä. Työnjohtoa ja työmaatasi ei ole kytketty reaaliajassa toisiinsa mobiililla. Taulukkolaskenta ei tarjoa raportointimahdollisuutta, jolla näkisit projektisi kokonaisuuden ja pystyisit koko ajan seuraamaan piirulleen, mitä työmaallasi tapahtuu.

3. Taulukko-ohjelmassa tehtävien ketjuttaminen ja toteutumisen seuranta uupuu

Taulukoilla et pysty ketjuttamaan tehtäviä automaattisesti niin, että jokainen työmaallasi voisi tiedon saatuaan siirtyä tehtävästä seuraavaan. Muutosten seuranta on raskasta ja tehtävien riippuvuussuhteita on mahdotonta aikatauluttaa. Taulukko-ohjelma ei tiedä, mitkä tehtävät ovat järjestyksessä työmaallasi tärkeimpiä ja mitkä tehtävistäsi on jo tehty. Älä siis käytä taulukointiohjelmaa, kun suunnittelet rakennushankkeita ja projekteja, joissa sinun on pystyttävä ketterästi muuttaa työtehtävien järjestystä.

4. Taulukko-ohjelmassa tieto siiloutuu

Taulukko-ohjelmassa tieto väistämättä siiloutuu eri asiakirjoihin ja kokonaisuuden seuranta vaikeutuu. Tuhansien avoimien tehtävien valvonta käy taulukko-ohjelmassa raskaaksi. Tieto ei virtaa työnjohdon ja työmaan välillä jouhevasti. Koska asiakirjoja on paljon ja kaikki työskentelevät eri näkymässä, myös eritahtisuus työmaalla lisääntyy. Pahimmillaan sinulla on useita erilaisia versioita työmaan tilanteesta ja osa tiedosta voi helposti hukkua. Työnjohdolla ja nokkamiehillä voi olla erilaisia käsityksiä siitä, mitkä tehtävät on tehty ja mitä pitäisi seuraavaksi tehdä. Isoissa yhteistyöprojekteissa työmaan reaaliaikainen näkymä on hankkeen onnistumisen kannalta avainasemassa. Perinteisillä taulukko-ohjelmilla ollaan auttamatta monta askelta jäljessä.

Aikataulutusohjelmalla vältät perinteiset sudenkuopat

Rakennusmaan ajankäytön hallintaan on olemassa monia hyödyllisiä aikatalutusohjelmia, joilla säästät työtunteja ja pystyt joustavasti aikatauluttamaan ja järjestämään työtehtävät työmaallesi. Uuden ajan aikataulutusohjelmat tukevat mobiilia. Näet heti mitkä tehtävät ovat valmiita ja mitä esteitä työmaallasi on. Seuraat ruudulta heti päivittyvää raporttia, joka kertoo työmaasi tilan ja kuinka hyvin pysyt aikataulussa. Kaikki tarvittava tieto on yhdessä paikassa helposti ja kätevästi. Sinä hallitset työmaatasi oikeasti reaaliajassa. Työmaalla voi olla 10 000 avointa tehtävää, jotka hallitset kätevästi yhdellä työkalulla.

Aikataulutusohjelmalla vähennetään turhaa työtä

  • Vähemmän turhia asiakirjoja
  • Vähemmän turhia tarkistuspuheluita
  • Vähemmän turhia työmaakäyntejä
  • Vähemmän turhaa sähköpostia

Haluaisitko hallita työmaatasi helposti, nopeasti ja säästää aikaasi? Sitedriven asiantuntijat auttavat sinua mielellään, jotta saisit välittömästi hyötyä työmaasi aikataulutukseen.

Miksi luopua Excelistä? #TuomasTyömaalta Voisiko rakennustyömaan aikataulu olla aina kaikkien nähtävissä, mukana, ja ajan tasalla? Ja siihen vielä Lue lisää
Tuotteet Yhdistelmä toimintatapaa ja teknologiaa - tavoitteenamme on, että mahdollisimman moni työmaa pääsee hyötymään kehitystyömme tuloksista. Lue lisää
Sitedrive-päivitys 06/2020 – Tuonti Aikataulun tuominen Sitedriveen on nyt mahdollista Microsoft Excelistä ja Microsoft Projectista MPP-muodossa, aiempien TCM- ja XML-formaattien lisäksi. Lue lisää