Vielä tänäkin päivänä työmaan aikataulu saatetaan kokea rakennusprojektin ”pakollisena pahana”, joka tulostetaan työmaatoimiston seinälle, ja päivitetään silloin kun siltä tuntuu. Eikö aikataulun pitäisi heiluttaa tahtipuikkoa ja toimia tuotannonohjauksen välineenä? Onko mahdollista, että aikataulu rakennettaisiin kommunikoimaan suoraan tekijöiden kanssa, jolloin työnjohtajat voisivat keskittyä luomaan edellytyksiä tehokkaalle työnteolle?

Alla viisi pointtia, miksi hyvä työmaan aikataulujohtaminen ja aikataulusuunnittelu on elintärkeää rakennusprojektin onnistumisen kannalta:

1. Hyvä aikataulu pitää sisällään tiedon mitä, missä ja milloin töitä tehdään – tämä mahdollistaa työmaan tuotannonohjauksen
2. Kun aikataulu pitää, niin yleensä pitää budjettikin
3. Kun aikataulu jaetaan kaikille työmaalla oleville, jokainen voi huolehtia omasta osuudestaan parhaalla mahdollisella tavalla
4. Tarkan tason viikkoaikataulu vähentää hukkaa
5. Aikataulusuunnittelulla tunnistat pullonkaulat ja riskit etukäteen.

AIKATAULUN SUUNNITTELU JA TOTEUTUS TEKIJÄ- JA SUORITETASOLLA

Rakennusprojektin aikataulun suunnittelu tulisi aloittaa aina miettimällä millainen käsillä oleva projekti kokonaisuudessaan on eli mitä oikeastaan ollaan tekemässä. Kokonaiskuvan selkiinnyttyä päätetään mitkä osat projektista aikataulutetaan tarkasti. Tämän päätöksen tueksi pitää määritellä mitkä ovat projektin (aikataulun) onnistumisen kannalta kriittisimpiä työvaiheita. Minkä työvaiheiden viivästyminen aiheuttaa eniten hallaa koko projektille? Suosittelemme määrittelemään projektin kriittisen polun, jotta kriittiset työvaiheet löytyvät. Kun kriittiset työvaiheet on määritelty, ne pitää pilkkoa sopivan pieniksi työtehtäviksi. Työtehtävällä tarkoitamme projektin sellaista aikataulutettavaa toimenpidettä, joka voidaan selvästi kohdistaa yhdelle tekijälle. Esimerkki sopivan pienestä työtehtävästä voisi olla vaikkapa yhden kylpyhuoneen laatoittaminen.

Työtehtävä on siis projektin pienin aikataulutettava yksikkö. Työtehtävä voi vielä pitää sisällään useita pienempiä työsuoritteita, mutta näitä ei lähtökohtaisesti erikseen aikatauluteta. Kun aikataulu on pilkottu osiin, mietitään missä järjestyksessä eri työtehtävät tehdään. Voidaanko joitain työtehtäviä tehdä samanaikaisesti? Mitkä työtehtävät ovat riippuvaisia toisistaan eli mitkä työtehtävät pitää tehdä peräkkäin? Seuraavaksi määritellään millaisella porukalla työ tehdään. Samalla pitää ottaa huomioon mahdollisimman tasainen resurssien käyttö, mutta niin että resurssitehokkuus pysyy riittävän korkealla tasolla. Tässä kohtaa pitää ottaa kantaa myös virtaukseen eli missä järjestyksessä mikäkin porukka/tekijä käy eri työtehtäviä läpi (tämä siis jos projektissa on paljon toistuvia työtehtäviä). Projektikohtaisesti riippuu mikä on optimaalinen virtauksen ja resurssitehokkuuden suhde.

Tässä vaiheessa olet suorittanut hyvän aikataulutuksen pohjatyön
eli:

• määritellyt projektin kriittisimmät työvaiheet
• pilkkonut työvaiheet tarpeeksi pieniksi työtehtäviksi
• määritellyt millaisia suoritteita eri työtehtävät pitävät sisällään
• käynyt läpi eri työtehtävien riippuvuudet ja suunnitellut työtehtäville optimaalisen järjestyksen
• päättänyt millaisella porukalla työ tehdään ja millaisella virtauksella
  

Käy lopuksi koko projekti läpi ja aikatauluta ensimmäiset viikot ja kuukaudet tarkasti. Mieti millä tarkkuudella seuraavat kuukaudet kannattaa tässä vaiheessa aikatauluttaa. Onko perusteltua esim. puolen vuoden päästä tehtäviä työtehtäviä aikatauluttaa kovinkaan tarkasti?

automaattinen ja älykäs aikatauluseuranta Sitedrivessa

Automaattisella aikatauluseurannalla tiedosta tehdään läpinäkyvää kaikille hankkeen osapuolille. tämä on mahdollista tehdä Sitedrivessa. Älykäs työmaan aikataulutus vähentää päällekkäisten tehtävien määrää ja aikaa säästyy.

Ajantasainen tilannetieto työmaalta mahdollistaa työmaan esteisiin varautumisen, tulevaisuuden kustannuksien uudelleen arvioinnin ja aidosti tietoon perustuvan johtamisen. Älykkään aikataulun ansiosta työmaan johtaminen perustuu dataan eikä arvailuun.

harmittaako ainainen viivästely?

Älykkäällä aikataulutuksella työmaan joutoaika tehtävien välillä vähenee merkittävästi. Jokainen työvaihe voidaan aloittaa automaattisesti, kun edellinen on tehty. Aikataulun tasolla tämä tarkoittaa sitä, että asentaja kuittaa puhelimella sähkötyön tehdyksi ja tieto siirtyy välittömästi asentajalta toiselle. Työnjohdon työmaakierrokset,  raportoinnit sekä työvaiheilmoitukset korvautuvat mobiiliapplikaatiolla. Älykkäämpi aikataulusuunnittelu on työnjohtajan tärkeimpiä työkaluja, jolla työnjohtaja automatisoi päivittäiset seuranta -ja ohjaustehtävät. Työmaan digi-apulainen hoitaa raskaat rutiinitehtävät ja työnjohtaja voi keskittyä arvoa tuottaviin tehtäviin.

Ajan säästäminen

Työmaan tieto on usein pirstaleinen ja ajantasainen tieto ei aina ole työnjohdolla käytettävissä. Sitedriven avulla työmaan ajantasainen tilannetieto saadaan virtaamaan sekunneissa työnjohdolle asti. Aikataulutusohjelma linkittää työmaat ja ihmiset samaan aikataulunäkymään. Teknologia mahdollistaa sen, että työnjohtajan ei tarvitse kiertää jokaista työmaata läpi tai soitella puheluita, vaan hän voi rauhassa keskittyä työmaan ennakointiin. Älykäs aikataulu hoitaa loput ja työmaasi itseohjautuvuus lisääntyy merkittävästi. Aikaa säästyy, kun jokainen työntekijä on oikeassa paikassa ajallaan ja turha siirtely vähenee.

Työmaan tapahtumat yhdessä paikassa

Sitedriven värikoodaus auttaa aliurakoitsijoita aina tiimitasolle asti seuraamaan töiden etenemistä. Ymmärrys projektin maaleista selkenee ja vuorovaikutus kohenee. Työmaan viivytyksiä ei tarvitse etsiä suurennuslasi kourassa, vaan kaikista työmaan tapahtumista on jatkuva dokumentointi yhdessä paikassa. Aikataulusta hyötyvät kaikki rakennushankkeiden osapuolet, koska se mahdollistaa tuottavuuden ja laadun parantamisen. Kun aikataulutustyökalu viedään kaikille työmaille, työnjohtaja voi seurata yhden työkalun avulla useita hankkeita.