Etter hvert som jeg har undervist anleggsledere og bygningsarbeidere i ukeledelse, har jeg lagt merke til at de fleste byggeplasser bruker en tidsplan som er trykket opp på en vegg på byggeplassen.
Disse statiske tidsplanene kan føre til en del problemer i praksis: De er ofte planlagt flere uker i forveien, uten at det står nøyaktig hvor og når arbeidet skal skje. Resultatet er at tidsplanen sjelden har mye å gjøre med det som skjer på byggeplassen, og at arbeidet ikke kommer i gang som opprinnelig planlagt. Det kan føre til spenninger og misforståelser mellom entreprenørene.
En tydelig tidsplan og effektiv kommunikasjon rundt den er avgjørende for å bygge tillit på byggeplassen. Underentreprenørene må være trygge på at mannskapet deres har jevnlig arbeid og at arbeidskravene er oppfylt på forhånd. Samtidig må hovedentreprenøren være sikker på at underentreprenørene har arbeidere tilgjengelig når det trengs, og at oppgavene blir fullført i tide.
Dette krever at man utarbeider og administrerer byggeplaner med samme beredskapsnivå som på selve byggeplassen. Tidsplanen skal fungere som et styringsverktøy som hjelper deg med å administrere de ukentlige oppgavene på byggeplassen.
La oss gå gjennom hvordan du lager en ukeplan som fungerer som en veiledning for alle som bidrar i prosjektet, og som hjelper deg med å styre byggeplassen effektivt.
La oss starte med å klargjøre alle de ulike typene tidsplaner for et byggeprosjekt.
Tidsplaner for byggeprosjekter deles grovt sett inn i tre separate tidsplaner:
1) Kontraktsfestet hovedtidsplan
2) Intern hovedtidsplan
3) Fase- og ukeplan
De har alle ulike funksjoner i løpet av prosjektet.
Denne tidsplanen lover byggherren når og hvordan prosjektet skal fullføres. Når denne tidsplanen er laget, kan den ikke endres ettersom den er en bindende avtale. Den eneste endringen som gjøres i denne tidsplanen, er å oppdatere beredskapsnivåene på byggeplassen for å dele fremdriften. Vanligvis rapporteres dette månedlig under byggeplassmøtene.
Den interne hovedtidsplanen har som oppgave å sette mål og tidsfrister for prosjektet. Denne tidsplanen er mer detaljert og mer ambisiøs enn den kontraktsfestede hovedtidsplanen. Når denne tidsplanen er klar, blir den ikke endret. Tidsplanens beredskapsnivå oppdateres ukentlig.
Denne tidsplanen begynner med å duplisere den interne hovedtidsplanen. På denne måten fungerer målene og tidsfristene som grunnlag for planleggingen på oppgavenivå. Målet er å få en så nøyaktig beskrivelse som mulig av oppgavene som må fullføres i løpet av neste uke.
Denne tidsplanen bør utarbeides sammen med underleverandørene og kontrolleres og itereres daglig. Denne iterative planleggingen gjør at du kan planlegge byggeplassaktiviteter på et svært spesifikt nivå.
For å komme i gang må du først sette opp noen grunnleggende parametere i tidsplanen:
Hvordan lager man en ukeplan på best mulig måte? La oss se nærmere på de ulike trinnene som bør inngå i den ukentlige planleggingsrutinen. ⬇️
Ukeplanlegging er en metode som sikrer at alle medarbeiderne vet hva som er målet for neste uke, og hva de må gjøre for å komme dit.
Ukeplanleggingen for neste uke bør alltid gjøres i siste øyeblikk, i løpet av den foregående uken, for å skape mer fleksibilitet i tidsplanen. Alle planlagte oppgaver må utføres i løpet av uken, noe som betyr at det maksimalt kan ta fem dager å fullføre en arbeidspakke. Hvis noe ikke blir gjort i løpet av uken, må det flyttes til neste uke.
Husk at den interne hovedtidsplanen er det styrende verktøyet som setter tempoet og definerer tidsfristene for de ukentlige planene.
Dette er møtet der avdelingslederne deler ukeplanen og diskuterer hvor langt man er kommet med de ulike oppgavene. Dette skjer vanligvis på torsdager. Før dette møtet, mellom mandag og torsdag, bør byggelederne ha avtalt neste ukes oppgaver med underentreprenørene.
Bildet nedenfor viser hvordan anleggslederne diskuterer oppgavene sammen. Den ansvarlige anleggslederen viser tidsplanen på skjermen og markerer fremdriften og beredskapsnivået for hver oppgave i Sitedrive-appen.
I dette møtet presenterer den ansvarlige anleggslederen tidsplanen for underentreprenørene for å sikre at alle er enige om hva som har skjedd og hva som skal skje videre. Planen låses sammen.
Oppgaver som av en eller annen grunn ikke ble ferdig, blir flyttet til neste uke.
Dette møtet er vanligvis også lagt til torsdager.
Den ansvarlige byggelederen bør sørge for at alle møtene har en gjennomsiktig struktur, for eksempel
Etter de foregående trinnene publiserer den ansvarlige for ukeplanen den for neste uke. Planen bør ligge i en programvare der alle kan se den i sanntid.
Ukeplanleggingen er i all enkelhet en kontinuerlig prosess som sørger for at alle er involvert og holder tiden. Det er viktig å holde fast ved de ukentlige møtene og gjenta prosessen hver uke, selv når det ikke er noen oppgaver å diskutere: Det dukker alltid opp noe på disse møtene som man bør gå gjennom sammen. Det kan for eksempel være hindringer som vanskeliggjør arbeidet, eller overlapping med arbeidsoppgavene til ulike underleverandører.
Vanligvis mister man kontrollen på den mest kritiske delen av prosjektet - innendørsfasen. Dette skjer på grunn av mangel på kommunikasjon og klare felles mål. Hvis ledelsen ikke etablerer en ukentlig rutine i begynnelsen av prosjektet og holder seg til den, vil det være vanskelig å innhente den i løpet av innendørsfasen: Det er et høyt tempo, det er stressende, og det er den fasen hvor det er flest arbeidere på byggeplassen.
Sitedrive er en programvare for tidsplanlegging som hjelper deg med å skape gode rutiner for nettstedet ditt. Du kan planlegge og administrere alle timeplanene dine i Sitedrive og få én oversikt over nettstedets oppgaver og fremdrift.