Etter hvert som jeg har undervist anleggsledere og bygningsarbeidere i ukeledelse, har jeg lagt merke til at de fleste byggeplasser bruker en tidsplan som er trykket opp på en vegg på byggeplassen.
Disse statiske tidsplanene kan føre til en del problemer i praksis: De er ofte planlagt flere uker i forveien, uten at det står nøyaktig hvor og når arbeidet skal skje. Resultatet er at tidsplanen sjelden har mye å gjøre med det som skjer på byggeplassen, og at arbeidet ikke kommer i gang som opprinnelig planlagt. Det kan føre til spenninger og misforståelser mellom entreprenørene.
En tydelig tidsplan og effektiv kommunikasjon rundt den er avgjørende for å bygge tillit på byggeplassen. Underentreprenørene må være trygge på at mannskapet deres har jevnlig arbeid og at arbeidskravene er oppfylt på forhånd. Samtidig må hovedentreprenøren være sikker på at underentreprenørene har arbeidere tilgjengelig når det trengs, og at oppgavene blir fullført i tide.
Dette krever at man utarbeider og administrerer byggeplaner med samme beredskapsnivå som på selve byggeplassen. Tidsplanen skal fungere som et styringsverktøy som hjelper deg med å administrere de ukentlige oppgavene på byggeplassen.
La oss gå gjennom hvordan du lager en ukeplan som fungerer som en veiledning for alle som bidrar i prosjektet, og som hjelper deg med å styre byggeplassen effektivt.
Hva er de ulike typene tidsplaner i et byggeprosjekt?
La oss starte med å klargjøre alle de ulike typene tidsplaner for et byggeprosjekt.
Tidsplaner for byggeprosjekter deles grovt sett inn i tre separate tidsplaner:
1) Kontraktsfestet hovedtidsplan
2) Intern hovedtidsplan
3) Fase- og ukeplan
De har alle ulike funksjoner i løpet av prosjektet.
Kontraktsfestet hovedtidsplan
Denne tidsplanen lover byggherren når og hvordan prosjektet skal fullføres. Når denne tidsplanen er laget, kan den ikke endres ettersom den er en bindende avtale. Den eneste endringen som gjøres i denne tidsplanen, er å oppdatere beredskapsnivåene på byggeplassen for å dele fremdriften. Vanligvis rapporteres dette månedlig under byggeplassmøtene.
Intern hovedtidsplan
Den interne hovedtidsplanen har som oppgave å sette mål og tidsfrister for prosjektet. Denne tidsplanen er mer detaljert og mer ambisiøs enn den kontraktsfestede hovedtidsplanen. Når denne tidsplanen er klar, blir den ikke endret. Tidsplanens beredskapsnivå oppdateres ukentlig.
Fase- og ukeplan
Denne tidsplanen begynner med å duplisere den interne hovedtidsplanen. På denne måten fungerer målene og tidsfristene som grunnlag for planleggingen på oppgavenivå. Målet er å få en så nøyaktig beskrivelse som mulig av oppgavene som må fullføres i løpet av neste uke.
Denne tidsplanen bør utarbeides sammen med underleverandørene og kontrolleres og itereres daglig. Denne iterative planleggingen gjør at du kan planlegge byggeplassaktiviteter på et svært spesifikt nivå.
Hvordan lager man en ukeplan og rutiner som øker effektiviteten på byggeplassen?
For å komme i gang må du først sette opp noen grunnleggende parametere i tidsplanen:
- Ta med tidsplanen til et program for tidsplanlegging som Sitedrive, der den enkelt kan administreres og spores.
- Legg til stedene der arbeidet skal utføres. Jo mer spesifikt stedet er, desto mer nøyaktig blir tidsplanen, og desto bedre flyter byggingen. Vær så presis som mulig: Kan du bruke leiligheter eller ulike rom i stedet for hele etasjer?
- Utpek et ansvarlig team for hver arbeidsfase. Dette kan være en underentreprenør eller hovedentreprenørens team. Hovedgrunnen til dette er å fastsette klare ansvarsområder og å kunne kommunisere dem til byggelederne og formennene.
- Fastsett rutiner for kommunikasjon. Legg inn interne ukentlige møter og møter med underentreprenører i kalenderen, og sørg for at alle holder seg til dem gjennom hele prosjektet (dette er vanligvis den vanskeligste delen).
Hvordan lager man en ukeplan på best mulig måte? La oss se nærmere på de ulike trinnene som bør inngå i den ukentlige planleggingsrutinen. ⬇️
Trinn 1: Start med en felles ukeplanlegging
Ukeplanlegging er en metode som sikrer at alle medarbeiderne vet hva som er målet for neste uke, og hva de må gjøre for å komme dit.
Ukeplanleggingen for neste uke bør alltid gjøres i siste øyeblikk, i løpet av den foregående uken, for å skape mer fleksibilitet i tidsplanen. Alle planlagte oppgaver må utføres i løpet av uken, noe som betyr at det maksimalt kan ta fem dager å fullføre en arbeidspakke. Hvis noe ikke blir gjort i løpet av uken, må det flyttes til neste uke.
Husk at den interne hovedtidsplanen er det styrende verktøyet som setter tempoet og definerer tidsfristene for de ukentlige planene.
Trinn 2: Arranger interne ukentlige møter på byggeplassen
Dette er møtet der avdelingslederne deler ukeplanen og diskuterer hvor langt man er kommet med de ulike oppgavene. Dette skjer vanligvis på torsdager. Før dette møtet, mellom mandag og torsdag, bør byggelederne ha avtalt neste ukes oppgaver med underentreprenørene.
Bildet nedenfor viser hvordan anleggslederne diskuterer oppgavene sammen. Den ansvarlige anleggslederen viser tidsplanen på skjermen og markerer fremdriften og beredskapsnivået for hver oppgave i Sitedrive-appen.
Trinn 3: Arranger ukentlige møter med underentreprenørene
I dette møtet presenterer den ansvarlige anleggslederen tidsplanen for underentreprenørene for å sikre at alle er enige om hva som har skjedd og hva som skal skje videre. Planen låses sammen.
Oppgaver som av en eller annen grunn ikke ble ferdig, blir flyttet til neste uke.
Dette møtet er vanligvis også lagt til torsdager.
Den ansvarlige byggelederen bør sørge for at alle møtene har en gjennomsiktig struktur, for eksempel
- Gå gjennom de tidligere oppgavene for å se om de ble ferdigstilt som planlagt.
- Omplanlegging av oppgaver som ikke ble utført, for å holde tidsplanen oppdatert.
- Diskutere og reagere på hindringer som kan hindre eller forsinke ferdigstillelsen av de planlagte oppgavene.
- Sjekke neste ukes plan sammen for å sikre at alle er enige i den.
- Sørge for at alle oppgaver har et ansvarlig team og en leder.
- Sikre at det ikke er overlappende oppgaver i samme område samtidig.
- Varsle og reagere på avhengigheter mellom oppgaver.
Trinn 4: Publiser ukeplanen slik at alle kan se den
Etter de foregående trinnene publiserer den ansvarlige for ukeplanen den for neste uke. Planen bør ligge i en programvare der alle kan se den i sanntid.
Ukeplanleggingen er i all enkelhet en kontinuerlig prosess som sørger for at alle er involvert og holder tiden. Det er viktig å holde fast ved de ukentlige møtene og gjenta prosessen hver uke, selv når det ikke er noen oppgaver å diskutere: Det dukker alltid opp noe på disse møtene som man bør gå gjennom sammen. Det kan for eksempel være hindringer som vanskeliggjør arbeidet, eller overlapping med arbeidsoppgavene til ulike underleverandører.
Vanligvis mister man kontrollen på den mest kritiske delen av prosjektet - innendørsfasen. Dette skjer på grunn av mangel på kommunikasjon og klare felles mål. Hvis ledelsen ikke etablerer en ukentlig rutine i begynnelsen av prosjektet og holder seg til den, vil det være vanskelig å innhente den i løpet av innendørsfasen: Det er et høyt tempo, det er stressende, og det er den fasen hvor det er flest arbeidere på byggeplassen.
Kriterier for en god ukeplan
- Ingen oppgaver kan skje i fortiden. Hvis noe ikke blir gjort som planlagt, må det flyttes til neste uke.
- Alle oppgaver må ha et ansvarlig team eller en byggeplassleder.
- Ukeplanene må ligge i en programvare slik at de er oppdaterte og synlige for alle. Papirer, Excel-ark eller dokumenter som ligger på harddisken til noen, fører til flere planer og tap av kontroll.
- I beste fall synkroniseres ukeplanen og den generelle planen sammen. Når beredskapsnivåene oppdateres i ukeplanen, lagres de også direkte i den generelle planen. På denne måten slipper du å oppdatere informasjon flere steder.
Er du klar til å ta ukeplanleggingen til neste nivå?
Sitedrive er en programvare for tidsplanlegging som hjelper deg med å skape gode rutiner for nettstedet ditt. Du kan planlegge og administrere alle timeplanene dine i Sitedrive og få én oversikt over nettstedets oppgaver og fremdrift.
