Er du på utkikk etter en ny programvare for planlegging av byggeprosjekter? Her er åtte tips som hjelper deg med å velge programvare som passer dine behov. ⬇️
#1 Finn ut om du trenger programvare for rapportering eller administrasjon - og ja, det er en forskjell
Tradisjonell, rapporteringsbasert planlegging sprogramvare brukes ofte til å lage kontraktsfestede tidsplaner basert på mengdefortegnelser og deretter rapportere beredskapsnivåer. Det er praktisk til en viss grad, men det har sine egne utfordringer. De kontraktsfestede eller generelle tidsplanene gir ofte ikke et klart bilde av de spesifikke oppgavene som skal utføres på byggeplassen. Derfor lager mange entreprenører sine egne, mer detaljerte tidsplaner for å utfylle hovedtidsplanen.
Dette fører som regel til at informasjonen blir spredt utover flere tidsplaner, noe som gjør det vanskelig å få en nøyaktig oversikt over alt som skjer på byggeplassen. Før du vet ordet av det, blir hovedtidsplanen utdatert.
I mellomtiden har produktiviteten i byggebransjen ligget på samme nivå i over to tiår. Dette skyldes delvis begrensningene ved tradisjonelle planleggings- og rapporteringsmetoder, som ikke gir oss mulighet til å samle inn informasjon om tidsplaner og nøyaktigheten av dem. Dermed blir det en stor utfordring å reagere på utfordringer i sanntid og optimalisere tidsplanene.
I sanntidsstyring av tidsplaner styres byggeplassen på daglig og ukentlig nivå ved å holde oversikt over oppgaver, beredskapsnivåer, hindringer og forhold i programvaren. Tidsplanen forteller oss nøyaktig hva som skjer på byggeplassen, hva som skaper ineffektivitet, og hva som kan effektiviseres.
Mange byggefirmaer utforsker for tiden hvordan de kan øke produktiviteten. En av de mest effektive måtene å oppnå dette på, er å gå fra rapporteringsbasert styring til planbasert styring. Så selv om rapporteringsbasert styring ser ut til å fungere for deg nå, er det smart å velge programvare som støtter planleggingsstyring på toppen av de nåværende prosessene dine. På denne måten kan du sømløst gå over til dette når tiden er inne.
#2 Velg en programvare som støtter alle de ulike metodene for byggeplanlegging
Det finnes flere metoder for å planlegge og administrere byggeplaner. Noen byggeplasser bruker for eksempel papir eller Excel til å planlegge med tre ukers nøyaktighet, mens andre planlegger ukentlig med programvare, og andre igjen planlegger og administrerer tidsplanene daglig eller hver time. Noen kan lage nøyaktige tidsplaner på én gang, mens andre er avhengige av iterativ planlegging.
Vi befinner oss for tiden i en overgangsfase der de fleste byggefirmaer (sannsynligvis også ditt) har byggeplasser i alle kategorier.
Velg derfor programvare som støtter alle disse planleggingsmetodene, slik at du unngår å tvinge mannskapene til å ta for store sprang på én gang. Det er umulig å gå direkte fra generell planlegging til taktproduksjon per time. Hele mannskapet må først bli komfortable med ukeplanlegging og -styring. Når alle byggeplassene bruker samme programvare, kan dere dele beste praksis og erfaringer, og på den måten stadig forbedre planleggingen på alle byggeplassene.
Det er også verdt å merke seg at selv om alle byggeplassene dine skulle planlegge på samme måte, er det ofte lurt å bruke ulike metoder i de ulike byggetrinnene. Det kan være lurt å utføre noen deler av byggeplassen med iterativ planlegging, noen med takt og noen med den generelle tidsplanen.
💡 Les hvordan du kombinerer Gantt- og lokasjonsbasert planlegging med Sitedrive
#3 Sørg for at programvaren er nettleserbasert og tillater flere seter
For å øke produktiviteten må alle på byggeplassen ha oversikt over tidsplanen, og alle nøkkelpersoner må kunne oppdatere den etter behov. Tiden da man administrerte byggeplasser med papir og skrev inn data manuelt i programvaren, er for lengst forbi.
Alle på byggeplassen må vite hvilke oppgaver som skal utføres hver uke, dag eller time. Det betyr at alle har innsyn i tidsplanen, og at endringene oppdateres i sanntid. Tidsplanen må ligge i en nettleser, ikke som en fil på noens datamaskin.
Det er også viktig at alle nødvendige personer kan oppdatere beredskapsnivåer og hindringer i programvaren. På denne måten kan du se om nettstedet går fremover i tidsplanen, eller om noen hindringer står i veien.
#4 Sørg for at hovedtidsplanen kan deles inn i underentreprenørenes tidsplaner, og at det er mulig å tildele oppgaver
Selv om alle på byggeplassen jobber mot samme mål, kan strukturen med entreprenører og underentreprenører noen ganger gjøre det utfordrende: Ulike mannskaper jobber for ulike selskaper med ulike kontrakter, og hver byggeleder leder arbeidet med sine egne rutiner og tidsplaner.
Byggemøter kan bidra til å løse problemet med siloing, men riktig type programvare har også stor betydning. Sjekk derfor at planleggingsprogramvaren gjør det mulig for alle underentreprenører å administrere teamets arbeid og fremdrift der.
Ved å la alle entreprenørene opprette oppgavelister, administrere oppgavene sine og oppdatere beredskapsnivåene sine i samme programvare får alle en felles forståelse av fremdriften. Ved å tilordne oppgavene i programvaren til de rette entreprenørene øker man åpenheten og samarbeidet.
#5 Velg programvare som muliggjør kunnskapsbasert styring
Datastrukturen i programvaren avgjør hvor mye verdi du får ut av den. Det er for eksempel bare nyttig å bygge opp flere tidsplanvisninger hvis de bruker de samme dataene. Ellers er du igjen nødt til å oppdatere kontraktsplanen, ukeplanen, faseplanen og taktplanen hver for seg. Velg derfor programvare med sammenhengende data som bare trenger å oppdateres én gang.
Vær oppmerksom på hvilken type data programvaren din samler inn. Når du kobler steds- og oppgavedata til tidsdataene, får du rikholdig informasjon for planleggingen. Når du legger til data fra økonomi, betingelser og kvalitet, kan du virkelig begynne å utvikle produktiviteten på byggeplassen din.
💡 Les mer om å lede byggeplasser med data
#6 Sørg for at tidsplanen er lett lesbar og tilgjengelig for alle
Jo mer brukervennlig programvaren er, desto mer sannsynlig er det at folk vil bruke den. Et enkelt grensesnitt oppmuntrer mannskapet til å se på tidsplanene sammen og oppdatere dem under diskusjonen i stedet for å gjøre det manuelt senere. Når tidsplanen gjenspeiler sannheten og de avtalte endringene oppdateres slik at alle kan se dem, er det større sannsynlighet for at mannskapet holder seg til tidsplanen.
For brukeren må tidsplanene være visuelt tydelige og enkle å vedlikeholde. Ulike fargekoder, et oversiktlig grensesnitt og enkel redigering (for eksempel ved å dra og slippe) kan alle bidra til dette. Ulike situasjoner krever ulike visninger, så det er ofte ikke tilstrekkelig å basere seg utelukkende på den tradisjonelle Gantt-visningen.
#7 Invester i opplæring og endringshåndtering - og velg en programvareleverandør som støtter deg i dette
Innføring av moderne planleggingsprogramvare krever endringsledelse og opplæring. Selv om vi kanskje håper at alle allerede er fortrolige med timeplanlegging, er det ofte ikke tilfelle, og vi må starte opplæringen fra bunnen av.
Selv om programvaren vanligvis er enkel å lære, krever det mer øvelse å endre etablerte rutiner og tankesett på hele byggeplassen. Det er viktig å sørge for at implementeringen av programvaren omfatter omfattende opplæring av teamet og en klar plan for hvordan de nye prosessene skal tas i bruk i praksis.
Effektiv implementeringstrening bør omfatte både prosesstrening og planlegging i praksis. Sitedrives implementeringsopplæring omfatter for eksempel vanligvis en gjennomgang av en eksisterende tidsplan sammen med teamet for å identifisere områder som kan forbedres. På denne måten har vi vanligvis redusert prosjektets tidslinje med flere uker. Denne tilnærmingen bidrar til å fremheve beste praksis innen planlegging og tidsplanstyring.
Husk at godt planlagt arbeid er et tegn på respekt for medarbeiderne. Når noen har lagt ned tanke og innsats i planleggingen av tidsplanene, blir de vanligvis godt mottatt. Dette budskapet kan ha stor betydning for endringsledelsen.
#8 Beregn investeringen i forhold til verdien, og sjekk at prisingen støtter flere brukere
Vi elsker alle å finne måter å spare penger på, men når det gjelder byggeplaner, kan det slå tilbake på feil steder. Tidsplanen er det viktigste verktøyet for å maksimere produktiviteten på byggeplassen. Så i stedet for bare å sammenligne prisen, bør du tenke på følgende:
- Hvilke fordeler gir den nye programvaren? Ved å bygge en boligblokk raskere sparer man i gjennomsnitt mellom 5 000 og 20 000 euro per dag. Andre besparelser kan komme fra hasteutgifter: Når tidsplanen svikter og mannskapet må ta igjen det tapte, må de jobbe flere timer, noe som ofte koster dobbelt så mye som opprinnelig planlagt. Bare det å spare noen få dager i hasteutgifter eller byggetid dekker vanligvis prisen på programvaren for tidsplanstyring som gjorde det mulig.
- Hva er prisingen basert på? Selv om brukerbasert prising kan virke som en bedre avtale i utgangspunktet, kan det avskrekke deg fra å ha flere brukere. Verdien av denne typen programvare er imidlertid sterkt knyttet til antall personer som bruker den. Jo flere aktive brukere du har, desto mer oppdaterte blir timeplanene dine, og desto mer effektivt kan nettstedet ditt administreres.
Selv små forbedringer kan ha stor innvirkning på planleggingen. En av Sitedrives kunder har for eksempel bygget 20 % raskere i hele prosjektporteføljen sin bare ved å innføre en systematisk tilnærming til tidsplanstyring. I tillegg trenger de ikke lenger å bruke like mye tid på å rette opp feil på slutten av prosjektet. Det er lett å anta at det å bygge raskere fører til flere feil, men med riktig tidsstyring er effekten vanligvis den motsatte.
Øk produktiviteten på byggeplassen med Sitedrive
Er du klar til å forvandle byggeplassens tidsplaner til effektive styringsverktøy? Bli kjent med Sitedrive! Sitedrive er utviklet og testet sammen med ledende byggefirmaer i Norden, noe som gjør det til det beste valget for alle som ønsker å øke produktiviteten og effektivisere byggeprosessene sine.
Get a demo of Sitedrive
Don’t just take our word for it – get a demo of Sitedrive and see how it helps you to reduce construction times.
