Kouluttaessani työmaan johtoa ja tekijöitä viikoittaiseen työn johtamiseen olen huomannut, että suurin osa työmaista käyttää seinälle printattua aikataulua.
Tällaisissa staattisissa aikatauluissa on haasteensa: Ne on yleensä suunniteltu reilusti ennakkoon ja niistä puuttuu tarkemmat kuvaukset siitä, missä ja miten työ tulisi tehdä. Tämä johtaa helposti siihen, että seinällä olevalla aikataululla ei ole juurikaan yhteistä sen kanssa mitä työmaalla oikeasti tapahtuu ja työ ei ala silloin kun aikataulussa lukee. Tästä syntyy luonnollisesti jännitteitä ja väärinkäsityksiä urakoitsijoiden välille.
Selkeä aikataulu ja tehokas viestintä sen ympärillä ovat tärkeitä luottamuksen rakentajia työmaalla. Aliurakoitsijoiden täytyy olla varmoja siitä, että heidän tiimillään on jatkuvaa työtä tarjolla ja sen tekeminen on mahdollista. Samaan tapaan yleisurakoitsijan täytyy olla varma siitä, että tekijät ovat saatavilla silloin kun heitä tarvitaan ja työt tehdään sovitussa aikataulussa.
Kaikki tämä on mahdollista vain silloin, kun työmaan aikataulut ja työmaan eteneminen kulkevat samaa tahtia. Työmaan aikataulun kuuluu olla työkalu, joka auttaa johtamaan työmaan viikioittaisia tehtäviä.
Käydään läpi, miten voit siirtyä printatusta, staattisesta aikataulusta toimivampaan versioon, jonka avulla johdat työmaata tehokkaasti.
Millaisia eri aikatauluja rakennusprojektissa tarvitaan?
Käydään alkuun läpi, millaisia eri aikatauluja rakennusprojektissa ylipäätään täytyy olla ja mihin niitä tarvitaan.
Näitä on nimittäin kolme erilaista:
1) Sopimusaikataulu
2) Sisäinen yleisaikataulu
3) Vaihe- ja viikkosuunnitelma
Kaikilla näistä oma roolinsa projektin aikana.
Sopimusaikataulu
Sopimusaikataulu lupaa rakennuttajalle milloin ja miten projekti saatetaan valmiiksi. Se on sitova sopimus ja sitä ei voida jälkikäteen muokata. Siihen päivitetään ainoastaan valmiustasoja, jotka kuvaavat työmaan edistymistä. Yleensä ne raportoidaan kuukausittain työmaapalaverien aikana.
Sisäinen yleisaikataulu
Sisäisen yleisaikataulun tehtävä on asettaa projektin tavoitteet ja takarajat. Yleisaikataulu on hieman tarkempi ja kunnianhimoisempi versio sopimusaikataulusta. Tätäkään aikataulua ei muokata sen jälkeen kun se valmistuu, mutta siihen päivitetään toteumia viikoittain.
Vaihe- ja viikkosuunnitelma
Viikkoaikataulun suunnittelu aloitetaan kopioimalla yleisaikataulu. Näin tavoitteet ja takarajat toimivat pohjana viikoittaisten tehtävien suunnittelussa. Viikkosuunnittelun tavoite on luoda mahdollisimman tarkka kuvaus niistä tehtävistä, joiden pitää valmistua seuraavalla viikolla.
Tämä aikataulu täytyy rakentaa yhdessä aliurakoitsijoiden kanssa ja sitä täytyy seurata ja päivittää päivittäin. Toistuvan aikataulutuksen malli mahdollistaa sen, että työmaan tehtävät tulee suunniteltua riittävän tarkalla tasolla ja projekti valmistuu tehokkaasti.
Kuinka rakentaa viikkoaikataulun ja rutiinit, jotka parantavat työmaan tehokkuutta?
Viikkoaikataulun suunnittelu kannattaa aloittaa sen peruspilareista:
- Vie aikataulu järjestelmään, jossa voit johtaa sitä helposti. Esimerkiksi Sitedriveen. Näin voit seurata ja johtaa työmaata sujuvasti.
- Lisää suunnitelmaan työn sijainnit, eli missä työtä tehdään. Mitä tarkemmalla tasolla pystyt kuvaamaan missä työ tapahtuu, sitä selkeämpi aikataulusta tulee ja sitä paremmin työ saadaan virtamaan. Pohdi voitko esimerkiksi käyttää sijaintien määritykseen asuntoja tai tarkkoja tiloja sen sijaan, että viittaat aikataulussa koko kerrokseen.
- Aseta jokaiselle työvaiheelle vastuutiimi, kuten tietyn aliurakoitsijan tai pääurakoitsijan tiimi. Näin saatte määriteltyä selkeät vastuualueet ja viestittyä ne koko työmaan johdolle ja nokkamiehille.
- Luo rutiinit viestintään. Varaa sisäiset viikkopalaverit ja aliurakoitsijapalaverit kalentereihin ja varmista että jokainen sitoutuu osallistumaan niihin läpi projektin (tämä on yleensä se haastavin osuus).
Kun nämä ovat kunnossa, voit siirtyä toteuttamaan viikkosuunnittelua. ⬇️
Vaihe 1: Suunnittele seuraavan viikon tehtävät ja osallista siihen aliurakoitsijat
Viikkosuunnittelu mahdollistaa sen, että kaikki työmaalla tietävät seuraavan viikon tavoitteet ja mitä täytyy tehdä jotta niihin päästään.
Seuraavan viikon suunnitelma tulisi aina tehdä viimeisellä mahdollisella hetkellä, eli edeltävällä viikolla, jotta aikatauluun saadaan joustavuutta. Kaikki tehtävät jota aikatauluun laitetaan tulee saada valmiiksi viikon aikana. Tämä tarkoittaa sitä, että yksi työpaketti voi kestää maksimissaan viisi päivää. Jos jokin ei valmistu, se täytyy aikatauluttaa uusiksi seuraavalle viikolle.
Muista, että yleisaikataulu ohjaa viikkosuunnittelun rytmiä ja asettaa takarajat eri työvaiheiden valmistumiselle. Näistä takarajoista ei voi joustaa.
Vaihe 2: Pidä sisäiset viikkopalaverit työmaalla
Tässä palaverissa työmaan johto käy läpi viikkosuunnitelmaa ja keskustelee tehtävien valmiustasoista. Yleensä tämä palaveri pidetään torstaisin, sillä ennen sitä, maanantai-tiistai-akselilla, työmaan johdon on täytynyt käydä läpi seuraavan viikon tehtävät aliurakoitsijoiden kanssa.
Alla oleva kuva on tällaisesta viikkopalaverista, jossa työmaan johto käy läpi tehtäviä yhdessä. Vastaava työnjohtaja jakaa Sitedriveen tehtyä aikataulua näytöllä ja päivittää läpikäynnin lomassa jokaiseen tehtävään niiden etenemisen ja toteumat.
Vaihe 3: Pidä viikoittaiset aliurakoitsijapalaverit
Tässä palaverissa vastaava työnjohtaja käy aliurakoitsijoiden kanssa läpi aikataulua ja varmistaa että kaikki ovat samaa mieltä siitä mitä on tapahtunut ja mitä tapahtuu seuraavaksi. Suunnitelma vahvistetaan yhdessä.
Tehtävät, jotka eivät jostain syystä valmistuneet kuluvalla viikolla aikataulutetaan uudestaan seuraavalle viikolle.
Tämä palaveri pidetään usein myös torstaisin.
Vastaavan työnjohtajan tehtävä on varmistaa, että jokaisella palaverilla on selkeä runko, joka on kaikkien nähtävissä. Esimerkiksi:
- Käydään yhdessä läpi edelliset tehtävät ja katsotaan saatiinko ne valmiiksi suunnitelman mukaisesti.
- Aikataulutetaan uusiksi ne tehtävät jotka eivät valmistuneet jotta aikataulu pysyy ajan tasalla.
- Käydään yhdessä läpi esteet jotka voivat hidastaa tehtävien valmistumista ja reagoidaan niihin.
- Käydään yhdessä läpi seuraavan viikon suunnitelma ja varmistetaan että olemme siitä samaa mieltä.
- Varmistetaan, että kaikilla tehtävillä on vastuutiimi ja -työnjohtaja.
- Varmistetaan, että suunnitelmassa ei ole päällekäisiä tehtäviä samoissa tiloissa.
- Käydään läpi tehtävien väliset riippuvuudet ja reagoidaan niihin.
Vaihe 4: Julkaise viikkosuunnitelma kaikkien nähtäville
Kun kaikki kolme edeltävää vaihetta on suoritettu, aikataulusta vastaava julkaisee seuraavan viikon aikataulun kaikkien nähtäville. Aikataulun täytyy sijaita järjestelmässä, jossa kaikki näkevät sen ja siihen tehdyt muutokset reaaliajassa.
Yksinkertaisimillaan viikkosuunnittelu on jatkuva prosessi, joka varmistaa että kaikki osallistuvat aikataulun suunnitteluun ja pitäytyvät siinä. Tässä olennaista on varmistaa, että viikkotapaamiset pidetään joka viikko, siitä huolimatta vaikka listalla ei ole tehtäviä joista pitäisi keskustella. Nimittäin, palavereissa nousee aina jotain esiin joka täytyy käydä yhdessä läpi: esimerkiksi esteitä, jotka haittaavat työn etenemistä tai havaittuja päällekäisyyksiä eri aliurakoitsijoiden tehtävien välillä.
Yleensä työmaan hallinta lipsuu käsistä kaikista kriittisimmässä vaiheessa projektia – sisävaiheessa. Tämä johtuu viestinnän ja yhteisten tavoitteiden puutteesta. Jos työmaan johto ei määritä projektin alussa viikkorutiineja ja varmista että niissä pysytään, rytmiä on hyvin vaikea kiriä kiinni enää sisävaiheessa jossa sitä kaivattaisiin kaikkein eniten. Sisävaihe on nopeatempoista, stressaavaa ja silloin työmaalla on kaikkein eniten tekijöitä.
Hyvän viikkoaikataulun kriteerit
- Tehtäviä ei voida suorittaa menneisyydessä. Jos jokin tehtävä ei valmistu suunnitellusti, se täytyy siirtää seuraavalle viikolle.
- Tehtävillä täytyy aina olla vastuuhenkilö tai vastuutiimi.
- Viikkosuunnitelman täytyy asua järjestelmässä, jotta se pysyy aina ajan tasalla ja on kaikkien nähtävissä. Paperit, excelit tai tiedostot jonkun koneella johtavat siihen, että aikataulusta syntyy useita eri versioita ja työmaan yhtenäinen hallinta ei ole enää mahdollista.
- Parhaassa tapauksessa viikkoaikataulu ja yleisaikataulu ovat keskenään synkassa: Kun viikkoaikatauluun päivitetään toteumia ja työmaan edistymistä, tallentuvat ne suoraan yleisaikatauluun. Näin tietoja ei tarvitse päivittää moneen otteeseen.
Oletko valmis kehittämään viikkosuunnitteluasi?
Sitedrive on aikataulujohtamisen järjestelmä, joka auttaa sinua luomaan hyvät rutiinit työmaallesi. Voit suunnitella ja johtaa kaikkia aikataulujasi Sitedrivessa niin, että säilytätte yhden näkymän työmaan tehtäviin ja etenemiseen.
