Työmaan data on vielä toistaiseksi hajallaan: sitä kirjataan käsin Exceleihin, post-it-lapuille, palaverimuistiinpanoihin, pöytäkirjoihin, sähköposti- ja WhatsApp-ketjuihin sekä toisinaan yksittäisiin järjestelmiin.
Tietoa siis on, mutta se ei ole rakenteellisessa muodossa: sitä ei kyetä yhdistelemään eikä tuomaan visuaalisesti yhteen paikkaan niin, että sitä voitaisiin helposti tulkita sekä käyttää päätöksentekoon rakennusprojektin aikana ja sen jälkeen.
Harvaa työmaata vielä aidosti johdetaan tiedolla. Tekeminen pohjataan totuttuihin malleihin sen sijaan että pureuduttaisiin tarkasti siihen, mikä rakentamisen prosessissa toimii ja mikä ei. Ei siis ihme, että rakennusalan tuottavuus ei ole kasvanut viimeiseen neljäänkymmeneen vuoteen.
Tässä tekstissä avaan, miten tähän saadaan muutos ja millaista tietoa työmailla tulisi kerätä – ja millä keinoilla – niin, että tuottavuus saadaan kasvuun.
Millaista tietoa työmailla tulisi kerätä ja yhdistellä?
Työmaan data on aina jollain tapaa sidoksissa käsillä olevaan projektiin eli rakennuskohteeseen, sen suunnitelmaan sekä edistymiseen. Data rakentuukin kahden perustiedon varaan: sijainti ja aika.
Näistä muodostuu sijaintipohjaisia aikatauluja, jotka kertovat millaisia tiloja eli sijainteja työmaalta löytyy ja missä aikataulussa niiden tulee valmistua.
Ihannetilanteessa sijaintipohjaiseen aikatauluun yhdistetään myös muuta tietoa, joista olennaisimpia ovat:
➡️ Tehtävätieto, jonka avulla ymmärrät, millaisia tehtäviä täytyy suorittaa jotta eri sijainnit valmistuvat.
➡️ Tuotetieto, jonka avulla ymmärrät sijainteja ja niiden valmistamiseen tarvittavia materiaaleja tarkemmin.
Nämä neljä palikkaa: sijainti-, aika-, tehtävä- ja tuotetieto auttavat sinua johtamaan työmaita ja tehostamaan niiden toimintaa. Niiden avulla hahmotat, missä sijainnissa täytyy tapahtua mitäkin asioita, millä aikataululla ja millaisilla materiaaleilla, jotta työmaa valmistuu ajallaan ja mahdollisimman tehokkaasti.
Tämä perusnelikko toimii kontekstina työmaan muulle tärkeälle tiedolle: laadulle, olosuhteille ja taloudelle. Näistä tulee aidosti merkittäviä vasta siinä kohtaa, kun sijainti-aika-tehtävä-tuotetieto-paketti on kunnossa.
Käydään nämä vielä tarkemmin läpi.
Sijaintitieto
Eli tieto siitä, millaisista sijainneista kohde rakentuu. Teollisessa rakentamisessa kannustetaan ajattelemaan rakennusta myytävänä tuotteena, joka koostuu erilaisista sijainneista. Sijainteja voi olla esimerkiksi huoneet, asennusalueet tai paaluvälit. Nykyään sijaintijako saadaan helposti mallinnettua IFC-malliin suunnitteluvaiheessa.
Aikatieto
Aikatiedolla viitataan kalenteriaikaan eli se on kaikille yhteistä. Se auttaa ymmärtämään missä ajassa eri sijainnit valmistuvat: eli esimerkiksi kauanko yhden sijainnin tai koko kohteen valmistuminen kestää.
Tuotetieto
Tuotetieto auttaa ymmärtämään sitä, mitä rakentamiseen tarvitaan. Yksinkertaisimmillaan se tarkoittaa sijainteihin jaettua määräluetteloa. Siitä voidaan myös jalostaa tarkka materiaaliluettelo.
Tehtävätieto
Tehtävätieto kertoo, mitä täytyy tapahtua, jotta rakennuskohde valmistuu. Kun yhdistämme tehtävätiedon sijaintitietoon, saamme pilkottua sitä pienempiin, helpommin sisäistettäviin osiin.
Tehokkaampi rakentaminen vaatii tarkkaa tehtävätietoa. Mitä tarkemmalla tasolla saamme kuvattua tehtävät, sitä paremmin ymmärrämme mm.
- Missä järjestyksessä tehtävät kannattaa suorittaa?
- Millaisia esteitä tuotannossa syntyy, jotka haittaavat tehtävien valmistumista?
Työmaan tehtäviä kuvataan vielä tyypillisesti ylätasolla. Esimerkiksi niin, että ykköskerrokseen täytyy rakentaa väliseinä. Tästä jää kuitenkin puuttumaan tarkemmat työvaiheet ja materiaalit. Se tieto asuu usein edelleen vain tekijöiden päässä.
Laatutieto
Muuhun tietoon yhdistettynä laatukin on osa valmistusta: tehtäviin liitetään mukaan laadun tarkistaminen ja se kuitataan valmiiksi samaan tapaan kuin muutkin tehtävät. Tehtävätiedon kautta nähdään, millaisilla menetelmillä tuote on valmistettu ja laatutieto kertoo, että lopputuloksen laatu on varmistettu sovitulla tavalla, esimerkiksi mittaamalla tai valokuvilla.
Laatutieto jakautuu tyypillisesti kolmeen kategoriaan: tuotteen käytettävyyteen (esim. onko seinä riittävän suora listoituksen kannalta), tilaajan vaatimuksiin sekä viranomaisvaatimuksiin.
Olosuhdetieto
Olosuhdetieto luo ymmärrystä ympäröivistä asioista, jotka vaikuttavat siihen pysytäänkö tehdyissä suunnitelmissa. Ne kertovat esimerkiksi tilan:
- kosteudesta ja lämpötilasta ja ovatko ne ihanteelliset materiaalien nopealle kuivumiselle.
- pienhiukkasista ja siitä, ovatko työolosuhteet tekijöille turvalliset.
Olosuhteita voidaan mitata esimerkiksi erilaisilla sensoreilla, jotka raportoivat tietoa visuaalisesti värikoodein. Olosuhdetieto yksinään ei ole kovin hyödyllistä, mutta sijaintiin ja tehtäviin liitettynä se auttaa varmistamaan, että tehtävät voivat olosuhteiden puolesta alkaa.
Taloustieto
Taloustietoa kerätään jo jokaisella työmaalla, mutta vasta tuotetietoon yhdistettynä siitä tulee ajantasaista ja merkityksellistä pelkkien eurojen sijaan. Hyvän taloustiedon avulla nähdään:
- Paljonko on käytetty rahaa?
- Miltä ennuste näyttää?
- Onko pysytty suunnitellussa vai onko aiheutunut lisäkustannuksia – tai nähdäänkö jossain lisäkustannusten riski?
Tulevaisuudessa ja uuden rakennuslain vaatimusten myötä osana kustannuksia pitäisi eurojen lisäksi hahmottaa myös suunnitellut ja aiheutuneet hiilikustannukset.
Mitä hyötyä tiedolla johtaminen tuo työmaille ja rakennusalan yrityksille?
Tutkimusten mukaan työmailla kyetään tekemään tuottavaa työtä vain 20 prosenttia ajasta. Loput ajasta kuluu asioiden varmisteluun, odotteluun sekä työn esteiden toteamiseen ja ratkomiseen. Tekijät eivät pääse aloittamaan työtehtäviä, materiaaleja puuttuu tai ne ovat vääränlaisia, työvaiheita suoritetaan väärässä järjestyksessä, jo tehtyä joudutaan purkamaan, ja niin edelleen.
Datan ja tiedolla johtamisen suurin etu onkin siinä, että ymmärrämme tuotetta, sen valmistusta, valmistumisen edellytyksiä ja tehtävien välisiä riippuvuuksia. Reaaliaikaisella suunnitelmalla ja toteumien seurannalla tunnistamme aiempaa tehokkaammin esteitä, jotka hidastavat valmistumista. Näin johto pääsee ratkomaan näitä jo ennakkoon.
Tiedolla johtamisen avulla rakentamisen virtaustehokkuus paranee ja työmaan tuottavuus kasvaa.
Virtaustehokkuus on lean-rakentamisen perusperiaate, jossa pyritään oppimaan erilaisten sijaintien valmistusprosessista sekä keskitytään niiden valmiiksi saattamiseen. Reaaliaikainen data on sen perusedellytys – ilman sitä kyetään vain reagoimaan ja seuraamaan, mutta ei ennakoimaan ja johtamaan.
Virtaustehokkuuden parantamisessa erityisen olennaista on tarkkuuden kasvattaminen: mitä tarkemmalla tasolla ymmärrämme tuotteen ja siihen liittyvät tehtävät, sitä paremmin kykenemme kartoittamaan niiden välisiä riippuvuuksia ja ongelmia.
Saamme näkyvyyden asioihin kuten:
- Kuinka kauan eri työvaiheet kestävät?
- Millaiset työvaiheet ja tehtävät venyvät suunniteltua pidemmiksi ja miksi?
- Onko hankkeiden välillä yhtäläisyyksiä tilojen ja työvaiheiden tehtäväsisällössä?
- Millaisissa kohdissa syntyy hukkaa: esimerkiksi ajan, materiaalien, tilan, toiston, virheiden tai varastoinnin kohdalla?
Liiketoiminnalliset hyödyt ovat kiistattomat, mutta etua syntyy myös työmaalla tekijöille ja työmaan johdolle: tällä hetkellä työmaiden onnistuminen lepää heidän osaamisensa ja kokemuksensa harteilla. Suunnittelu tapahtuu työn lomassa, ja samoja asioita joudutaan toistuvasti kirjaamaan ja suunnittelemaan uudestaan. Kun rakentamisen prosessit saadaan kuvattua vakioidussa muodossa yhteen paikkaan, ei pyörää tarvitse keksiä aina uudestaan ja työ sujuvoituu. Seuraavat työvaiheet ovat selkeästi kaikkien nähtävillä ja kokemattomampikin työn suunnittelija ja tekijä saa kiinni parhaista toimintamalleista. Näin reaktiivisuus ja konfliktit työmailla vähenevät.
Näin rakennat vankan pohjan tiedolla johtamiselle
Tiedolla johtaminen vaatii kahta asiaa:
1️⃣ Järjestelmiä, joista tieto löytyy vakioidussa, keskenään kommunikoivassa muodossa.
2️⃣ Selkeitä toimintatapoja, jotka takaavat, että tietoa kerrytetään jatkuvasti.
Käydään nämäkin vielä tarkemmin läpi.
#1 Kerää tietoa vakioidussa muodossa järjestelmiin
Tiedolla johtaminen vaatii tuekseen järjestelmiä, sillä vain niiden avulla dataa saadaan tallennettua järjestelmällisesti yhteen paikkaan. Järjestelmäpaletistasi tulisi löytyä vähintään:
- Arkkitehdin suunnitelma kohteesta kuvattuna 3D-mallilla tilojen ja niissä tarvittavien materiaalien kautta. Hyvin toteutettuna tämä toimii tietorakenteena kaikelle muulle: sijainti-, tuote- ja tehtävätiedolle saadaan heti yhtenäiset nimikkeet ja toteutukseen tarvittavat materiaalit saadaan listattua.
- Aikataulut ja niiden seuranta yhdessä paikassa. Yleisaikataulun ja viikkoaikataulujen täytyy rakentua saman datan pohjalle, ja niiden edistymistä, tehtävälistoja ja toteumia tulisi seurata samassa paikassa. Aikataulujen on hyvä olla helposti muokattavassa muodossa, jotta niitä voidaan päivittää, jos todellisuus ei vastaakaan suunniteltua. Näin aikatauluja kyetään suunnittelemaan aina vain paremmalla ja tarkemmalla tasolla tulevaisuudessa.
- Raportointimallit, joilla tietoa saadaan hyödynnettyä myös jatkossa. Parhaassa tapauksessa raportoitava tieto kertyy työmaan johtamisen yhteydessä.
Varmista järjestelmiä valitessasi että:
💡 Eri järjestelmissä oleva data on samassa muodossa ja ristiin hyödynnettävissä. Varmista että tietorakenteet ovat vakioituja, jotta ne ovat yhteensopivia ja voivat kommunikoida keskenään.
💡 Raportointia ja muutoksia on mahdollista tarkastella reaaliajassa. Näin tietoa voidaan käyttää kehitykseen ja johtamiseen jo rakennusprojektin aikana, ei vasta sen jälkeen.
💡 Mihinkään ei muodostu duplikaatteja vaan nähtävilläsi on yksi totuus. Jos tehtävälistalla on valaisimen asentaminen, ei pitäisi olla neljää eri tietoa siitä, milloin valaisin asennetaan. Tai vastaavasti jokaisella aliurakoitsijalla ei tulisi olla aikataulusta omaa versiota, jota päivitetään erillään muista.
💡 Tieto on mahdollisimman pitkälle luokiteltua. Kaikki mikä asuu avoimessa tekstikentässä ei ole hyödynnettävissä.
#2 Luo selkeät toimintatavat tiedon keräämiseen
Jotta tieto on oikeellista, täytyy sen keräämistä varten olla selkeät toimintatavat. Tiedon keruun ei tulisi olla erillinen palikka työlistalla, vaan sitä tulisi kerryttää osana arjen muita prosesseja: Kun aikataulut rakennetaan, ne rakennetaan järjestelmään, jossa myös seurataan työn edistymistä tehtävälistojen ja toteumaprosenttien kautta. Toteumat päivitetään työmaapalavereissa samaan paikkaan, esteet kirjataan samaan järjestelmään WhatsApp-ketjujen sijaan, ja niin edelleen.
>> Lue miten valitset oikean aikataulujärjestelmän työmaalle
Aloita tiedolla johtaminen ja virtaustehokkuuden parantaminen Sitedrivella
Sitedrive on aikataulujohtamisen järjestelmä, joka muodostaa työmaan tiedolla johtamisen pohjan. Se yhdistää aika-sijainti-tehtävätiedon yhteen paikkaan ja auttaa suunnittelemaan ja johtamaan työtä aiempaa tehokkaammin. Tutustu Sitedriveen ja ala kehittämään työmaasi tuottavuutta!
