Harkitsetko uuden aikataulujärjestelmän hankintaa rakennusalan yrityksellesi? Tästä artikkelista löydät kahdeksan täsmävinkkiä, joiden avulla huomioit oleellisimmat asiat ja hankit juuri teille sopivan järjestelmän. ⬇️
#1 Mieti tarvitsetteko aikataulujen raportointi- vai johtamisjärjestelmää – näissä on nimittäin eroa
Perinteisissä, raportointipohjaisissa aikataulujärjestelmissä painopiste on määrälaskennassa, sen pohjalta rakennetuissa sopimusaikatauluissa sekä valmiuden raportoinnissa. Se toimii erinomaisesti tiettyyn pisteeseen asti, mutta siinä on haasteensa: sopimusaikataulu tai työmaan alussa rakennettu yleisaikataulu harvoin kertovat, mitä työmaalla oikeasti tapahtuu. Siksi urakoitsijat rakentavat näiden rinnalle omia, yksityiskohtaisempia aikataulujaan.
Lopulta käy niin, että tieto silpuuntuu useampaan aikatauluun, yleisaikataulu vanhenee käsiin, eikä kellään ole yhtenäistä näkymää työmaalla tapahtuviin asioihin.
Samaan aikaan tiedetään, että rakennusalan tuottavuus on pysynyt samalla tasolla viimeiset 40 vuotta. Perinteisen suunnittelun ja raportoinnin rajoitukset ovat osasyyllisiä tilanteeseen: tiedon silppuuntuessa emme saa todenmukaista tietoa aikatauluista ja niiden paikkansapitävyydestä, emmekä kykene reagoimaan muutoksiin ja tarkentamaan suunnitelmia. Rakentamisen tuottavuuden kasvattaminen vaatii muutoksia työn suunnitteluun ja ohjaamiseen.
Nykyaikaisessa, reaaliaikaisessa aikataulujohtamisessa pyritään juurikin tähän. Siinä työmaata johdetaan järjestelmässä päivä- ja viikkotasolla tehtävien, valmiustasojen, esteiden ja olosuhteiden kautta. Aikataulu kertoo tarkalleen mitä työmaalla tapahtuu, missä syntyy hukkaa ja missä olisi mahdollista tehostaa.
Jokaisen yrityksen kannattaakin miettiä, missä kohtaa on aika siirtyä raportointijohtamisesta aikataulujohtamiseen. Vaikka päätyisitkin siihen, että vanha tapa toimii teillä toistaiseksi, kannattaa jo miettiä tulevaa: jokainen rakennusalan toimija miettii parhaillaan miten tuotantoa voi tehostaa eikä kehityksessä kannata jäädä jälkeen. Varmista siis, että uusi järjestelmänne tukee paitsi nykyisiä tarpeita, myös mahdollistaa muutoksen siinä kohtaa kun aika on oikea.
#2 Valitse järjestelmä, joka tukee kaikkia eri aikataulusuunnittelun keinoja
Aikataulujen suunnittelua ja johtamista voi tehdä monella eri tapaa työmaan valmiuksista riippuen: osa työmaista tekee suunnittelua kolmen viikon tarkkuudella paperin tai Excelin avustuksella, osa viikkosuunnittelua järjestelmän avulla, kun taas osa suunnittelee ja johtaa työmaata jo sujuvasti päivä- tai tuntikohtaisesti. Osa kykenee luomaan hyvinkin tarkat aikataulut heti kättelyssä, kun taas toiset nojaavat tarkentavaan suunnitteluun.
Elämme murrosvaihetta, joten käytännössä jokaisesta rakennusalan yrityksestä – todennäköisesti teiltäkin – löytyy työmaita jokaisesta kategoriasta.
Varmista siis, että valitsemasi järjestelmä tukee näitä eri tapoja, jotta yksikään työmaa ei joudu ottamaan liian suurta harppausta kerralla: yleisaikatauluista on mahdotonta hypätä saman tien tuntitahdin toteutukseen. Ensiksi koko porukan täytyy kyetä suunnittelemaan, johtamaan ja toteuttamaan viikkoaikatauluja onnistuneesti.
Kun kaikki työmaat hyödyntävät samaa järjestelmää, saat helpommin jaettua yhteisiä käytäntöjä ja oppeja, joilla kaikkien työmaiden valmiusasteita saadaan nostettua tasaista tahtia.
Hyvä myös huomata, että vaikka kaikki olisivatkin samalla viivalla, saman työmaan eri vaiheita kannattaa usein toteuttaa eri tavoin: osa tarkentavalla suunnittelulla, osa tahdissa ja loput yleisaikataulussa.
💡 Lue lisää työmaan aikataulusuunnittelun eri keinoista: Critical Path, Last Planner ja Location Based
#3 Varmista, että järjestelmä on selainpohjainen ja siihen saa lisättyä useita käyttäjiä
Tuotannon johtamista ja tehostamista tukevan aikataulun täytyy olla työmaalla kaikkien nähtävillä ja useamman henkilön päivitettävissä. Maailma, jossa työmaata johdetaan paperilla ja joku myöhemmin kirjaa asiat järjestelmiin raportointia varten, on historiaa.
Kaikkien työmaalla työskentelevien tulisi tietää tarkalleen mitä viikon, päivän tai jopa tunnin aikana on saatava valmiiksi. Silloin on välttämätöntä, että aikataulu on kaikille sama ja siihen tehtävät muutokset päivittyvät reaaliajassa kaikkien nähtäville. Tämä vaatii sitä, että aikataulu on selainpohjainen, ei kiinteä tiedosto jonkun koneella.
Toinen olennainen asia on varmistaa, että kaikki tarvittavat henkilöt pääsevät päivittämään aikatauluun vasteita ja esteitä: näin nähdään edistyykö työmaa aikataulun mukaisesti vai onko etenemiselle muodostunut esteitä.
#4 Tarkista, että hankkeiden palastelu ja tehtävien vastuuttaminen on mahdollista
Työmaalla kaikki työskentelevät yhteisen tavoitteen eteen, mutta urakoitsija-aliurakoitsijarakenne tekee tästä toisinaan haastavaa: tekijät työskentelevät eri yrityksissä, eri urakoissa ja jokaisen työnjohto johtaa työtä omalla tavallaan, omilla aikatauluillaan.
Siiloutumista pyritään taklaamaan työmaapalaverein, mutta myös oikeanlaisesta järjestelmästä on tukea. Varmista siis, että jokainen urakoitsija voi johtaa oman tiiminsä työtä aikataulujärjestelmässäsi läpinäkyvästi.
Kun jokainen urakoitsija rakentaa omaa tarkempaa tehtävälistaustaan samaan paikkaan ja päivittää valmiusasteita niin, että ne tallentuvat kaikkien yhteiseen näkymään, selkiytyy myös muille työmaalla oleville missä mennään. Jokainen tehtävä voidaan merkitä siitä vastaavalle urakoitsijalle, jolloin yhteistyö työmaalla helpottuu.
#5 Varmista, että järjestelmä mahdollistaa tiedolla johtamisen
Järjestelmän tietorakenne vaikuttaa siihen paljonko hyötyä järjestelmästä saadaan irti. Esimerkiksi useiden eri aikataulunäkymien rakentaminen on hyödyllistä vain silloin, kun järjestelmän tieto on yhtenäistä: muuten olet taas lähtöpisteessä, jossa tietoa joutuu päivittämään sopimusyleisaikatauluun, viikkoaikatauluun, vaiheaikatauluun ja tahtiaikatauluun kaikkiin erikseen.
Valitse siis järjestelmä jossa tieto on yhtenäistä ja sitä tarvitsee päivittää vain yhteen versioon aikataulusta, sillä muutokset tallentuvat myös muihin versioihin. Näin eri aikataulunäkymistä huolimatta työmaalla on yksi yhtenäinen aikataulu käytössä.
Kiinnitä huomiota myös siihen, millaista tietoa järjestelmä kerää. Kun yhdistät aikatietoon tehtävät ja niihin liittyvät sijainnit, saat huomattavasti rikkaampaa tietoa aikataulujen ja niiden kehityksen pohjalle. Lisäksi näiden kylkeen kannattaa liittää myös talous-, olosuhde-, ja laatudataa jos vain järjestelmä sen mahdollistaa.>>
💡 Lue lisää työmaan johtamisesta tiedolla
#6 Huolehdi, että aikataulu on helposti luettavissa ja käytettävissä
Mitä helppokäyttöisempi järjestelmä on, sitä todennäköisemmin sitä myös käytetään ja päivitetään kuten kuuluukin. Helppokäyttöisyys kannustaa esimerkiksi siihen, että aikatauluja tarkastellaan yhdessä ja muutoksia päivitetään lennossa läpikäyntien aikana sen sijaan että ne kirjataan erikseen. Työmaatiimi sitoutuu aikatauluun paremmin, jos se koetaan todenmukaiseksi ja sovitut muutokset näkyvät taululla heti.
Käyttäjän näkökulmasta on olennaista varmistaa, että aikataulu on visuaalisesti ymmärrettävä ja ylläpidettävä: tätä avittavat erilaiset värikoodit, selkeä käyttöliittymä sekä kevyt muokattavuus. Eri tilanteissa tarvitaan erilaisia näkymiä, jolloin vanha tuttu janakaavio ei yksinään enää riitä.
#7 Panosta koulutukseen ja muutosjohtamiseen – ja varmista että saat näihin tukea järjestelmätoimittajalta
Nykyaikaista aikataulujärjestelmää uusiessa muutosjohtaminen ja koulutus ovat isossa roolissa. Vaikka kuinka toivoisimme, että aikataulujohtaminen on kaikille tuttua kauraa, usein koulutus täytyy aloittaa hyvän aikataulujohtamisen periaatteista. Toimintatapojen ja ajattelutavan muutos läpi työmaan vaatii kärsivällistä työtä. Työkalut oppii nopeasti, mutta uudet toimintatavat vaativat pidempää harjoitusta. Varmista siis, että niputat järjestelmän käyttöönoton yhteyteen käyttöönottokoulutuksen sekä suunnitelman jalkautukseen.
Käyttöönottokoulutuksissa olisi hyvä olla mukana sekä prosessikoulutusta että aikataulujen rakentamista yhdessä. Esimerkiksi Sitedriven käyttöönottokoulutuksessa usein käymme läpi olemassa olevaa aikataulua ja sparraamme miten sitä voisi kehittää. Yleensä saamme yksinkertaisestakin aikataulusta useita viikkoja pois ja tuomme esimerkin hyvästä suunnittelusta ja aikataulujohtamisesta käytännön tasolle.
Muista muutosjohtamisen yhteydessä, että hyvin suunniteltu työ on kunnioitusta työn tekijöitä kohtaan. Tyypillisesti yhdessä tekemiseen ja aikatauluihin suhtaudutaan hyvin, kun joku on selkeästi miettinyt miten asioita kannattaa tehdä – ja tämä on viesti joka kantaa pitkälle.
#8 Laske investointi vs. hyöty ja varmista, että hinnoittelu tukee mahdollisimman laajaa käyttöä
Kukapa meistä ei haluaisi säästää sieltä mistä vain mahdollista? Mutta tässä kohtaa säästö voi osua omaan nilkkaan sillä aikataulut ovat työmaan tuottavuuden tärkein pohja. Älä siis vertaile pelkästään hintaa vaan mieti lisäksi:
- Millaisia vaikutuksia järjestelmällä on? Asuinkerrostalon nopeampi valmistuminen tarkoittaa karkeasti 5000-20 000 euron säästöä päivässä. Ja vaikka jättäisimme läpimenoajan huomiotta kokonaan, toinen merkittävä säästö syntyy ryntäyskustannuksista. Kun aikataulu pettää, joudumme “ryntäämään” aikataulua kiinni ja tekemään ylimääräisiä tunteja jotka ovat usein noin kaksi kertaa kalliimpia suunniteltuun työhön verrattuna. Työmaan johtamista kehittävän järjestelmän hinta tulee kuitattua nopeasti siinä kohtaa, kun onnistumme säästämään edes muutaman päivän joko ryntäyskustannuksissa tai läpimenoajassa.
- Mihin hinnoittelu pohjautuu? Käyttäjäkohtainen hinnoittelu saattaa alkuun kuulostaa edullisimmalta vaihtoehdolta, mutta se myös ohjaa pitämään käyttäjien määrän minimissä. Aikataulujärjestelmistä saadaan kuitenkin yleensä suurin etu silloin, kun useampi käyttäjä pääsee m tarkastelemaan ja muokkaamaan aikatauluja. Mitä useampi käyttäjä, sitä paremmin aikataulut pysyvät ajan tasalla ja sitä paremmin työmaata voidaan johtaa.
Pieniltäkin kuulostavilla asioilla on aikataulujohtamisessa suuret vaikutukset. Esimerkiksi eräällä Sitedriven asiakkaista järjestelmällinen aikataulujohtaminen on johtanut yli 20% keskimääräiseen läpimenoajan lyhentämiseen koko hankeportfoliossa – ja vielä niin, että loppuun ei muodostu enää lähellekään yhtä paljon korjattavaa. Helposti kuvittelisi, että nopeammin tekemällä myös virheitä syntyisi enemmän, mutta lopputulos onkin päinvastainen.
Kehitä työmaidesi tuottavuutta Sitedrivella
Oletko valmis rakentamaan tehokkaammin? Tutustu Sitedriveen! Se on aikataulujohtamisen järjestelmä joka on suunniteltu ja testattu Pohjoismaiden johtavien rakennusliikkeiden kanssa.
Tutustu Sitedriveen
